Dokumenthantering



Internet är en outtömlig källa till kunskap, även när det gäller Dokumenthantering. Århundraden av mänsklig kunskap om Dokumenthantering har lagts och läggs fortfarande på nätet, och det är just därför som det är så svårt att få tillgång till det, eftersom det finns platser där det kan vara svårt eller till och med omöjligt att navigera. Vårt förslag är att du inte ska skeppsbrutet i ett hav av uppgifter om Dokumenthantering och att du snabbt och effektivt ska kunna nå alla visdomens hamnar.

Med detta mål i åtanke har vi gjort något som går utöver det uppenbara, nämligen att samla in den mest aktuella och bäst förklarade informationen om Dokumenthantering. Vi har också ordnat den på ett sätt som gör den lätt att läsa, med en minimalistisk och trevlig design som garanterar den bästa användarupplevelsen och den kortaste laddningstiden. Vi gör det enkelt för dig så att allt du behöver oroa dig för är att lära dig allt om Dokumenthantering! Så om du tycker att vi har uppnått vårt syfte och du redan vet vad du ville veta om Dokumenthantering, vill vi gärna ha dig tillbaka i sapientiasv.com:s lugna hav när din hunger efter kunskap väcks på nytt.

Termen dokumenthantering (även dokumenthanteringssystem ) beskriver den databasstödda hanteringen av elektroniska dokument . På det tyska språket menas också hanteringen av digitaliserade, ursprungligen pappersbaserade dokument i elektroniska system och används också i vidare mening som ett branschnamn.

När man hanterar pappersdokument talar man om skriftlig materialhantering . För bättre skillnad används ofta termen elektronisk dokumenthantering (engelsk elektronisk dokumenthantering , EDM). Dokumenthanteringssystem (DMS) används som programvara .

I engelsk användning är "dokumenthantering" ett mer begränsat koncept för hantering av filer med in- / utcheckning, versionering och andra funktioner, t.ex. B. finns i innehållshanteringssystem .

Dokumenthantering i smalare och bredare bemärkelse

Eftersom den allmänna förståelsen av termen dokumenthantering, som ursprungligen var avsedd på amerikanskt, skiljer sig mycket från den tyska definitionen av termen, gjorde Ulrich Kampffmeyer 1995 en åtskillnad mellan dokumenthantering i vidare bemärkelse som branschnamn och kategorisering för olika dokumenttekniker och dokumenthantering i snävare mening, klassisk dokumenthantering amerikansk stil, differentierad.

Dokumenthantering i snävare bemärkelse

På en filserver kan användaren bara utföra en sökning med attribut som filnamn, filtillägg, storlek eller ändringsdatum. Med databas stöds dokumenthantering, å andra sidan, alla fält för metadata eller keywording finns i datapost för ett dokument , t.ex. B. för numeriska värden som kund- eller ordernummer. Dokument markerade på detta sätt kan undersökas i fler informationsfält än en filserver tillhandahåller. Viktiga egenskaper är visualiserade orderstrukturer, in- / utcheckning, versionering och databasstödda metadatahantering för indexstödda dokumentsökningar.

De klassiska dokumenthanteringssystemen i smalare mening är att förstå som lösningar som har uppstått från behovet av att tillhandahålla administrativa funktioner för stora filer. En räknas här

  • Sammansatt dokumenthantering,
  • Elektronisk arkivering och
  • dynamiska arkiveringssystem för hantering av dokumentens livscykel före elektronisk arkivering .

Omfattningen och funktionen hos klassiska dokumenthanteringssystem är grovt definierade i ISO 10166 DFR Document Filing & Retrieval -standarden, som dock inte har någon betydelse.

En viktig tillämpning av dokumenthantering i snävare bemärkelse är den elektroniska filen , där information samlas från olika källor. Om detta görs vid körning och kontrolleras av analysen av attribut för dokument och dokumentklasser sådana privilegier eller statusegenskaper kallas det "virtuell fil" som dynamisk vy (Engl. View ) genereras.

För att skilja klassiska dokumenthanteringsprodukter från produkter för dokumentavbildning, arbetsflödeshantering och gruppprogram , talar man också om sammansatta dokumenthanteringslösningar. Du kommer t.ex. Den används till exempel för produktdatahantering , digital tillgångshantering och för administration av dokument från kontorsapplikationer . Som ett företags innehållshanteringssystem är dokumenthantering i smalare mening en del av den övergripande strategin för företagets innehållshantering (ECM).

Dokumenthantering i vidare bemärkelse

Ett dokumenthanteringssystem i vidare bemärkelse förstås betyda olika systemkategorier och deras interaktion, t.ex.

De olika dokumentteknikerna beror till stor del på varandra, och det är i allmänhet inte klokt att använda en komponent utan tillgång till andra komponenter. Gemensamt för alla produktkategorier är att olika typer av dokument - skannade fax , inkommande fax , filer från kontorsprogram, multimediaobjekt , etc. - hanteras av databaser och oberoende av konventionella hierarkiska filhanterare . Användningen av databaser möjliggör hantering av stora datamängder och direktåtkomst till enskilda dokument och dokumentgrupper. I detta sammanhang måste till exempel bildområdet (fångst, visning och utmatning av skannade dokument) beaktas ur synvinkeln att detta bara är en speciell typ av dokument. Den elektroniska arkiveringen tillskrivs miljödokumenthanteringen. Dokumenthantering i vidare bemärkelse likställs ofta med Enterprise Content Management (ECM) i tysktalande länder .

Dokumenthanteringssystem används allt oftare som en informationsbas för organisationsprogram. Detta kan ses som en konsekvens av att göra dokument tillgängliga för en stor grupp användare - till exempel ett helt företag. Slutförandet av affärsprocesser möjliggörs i direkt anslutning till motsvarande dokument. Tillgång till de uppgifter som krävs för detta garanteras samtidigt för alla avdelningar som anförtrotts behandlingen. Slutförandet av uppgifter, order, etc. stöds således i en logisk och kronologisk sekvens som ett arbetsflöde . Ett auktoriseringssystem som hanterar åtkomst till enskilda dokument och affärsprocesser måste inrättas för detta för att undvika eventuellt missbruk.

Vad är ett elektroniskt dokument

dokumentera

Med dokumenthanteringssystem hanteras elektroniska dokument . Termen dokument tolkas fortfarande mycket annorlunda idag. På anglosaxiska används det ofta för textfiler. Detta syns tydligt, till exempel i ".doc" -ändelsen som används för filnamn i textdokument . Man skiljer därför mellan Document Imaging, administration av skannade dokument och Document Management, administration av texter som redan har genererats digitalt.

På tyska har termen "dokument" en specifik hänvisning till pappersbaserade dokument . Ett dokument förstås ofta som ett skrivande med högkvalitativt innehåll och juridisk betydelse. Dokumentet kommer närmare stadgan som finns i lagen . Detta är särskilt uppenbart i härledda termer som " dokumentautenticitet ". När det gäller dokumenthantering tänker tyska användare inledningsvis på skannade dokument, vilket innebär att de bara arbetar inom ett delområde av denna teknik. I det angloamerikanska språkområdet motsvarar innehållet / det juridiskt definierade dokumentet termen "post". "Rekordhantering" likställs därför inte heller med "Dokumenthantering".

Termen elektroniskt dokument avser i princip alla typer av svagt strukturerad eller ostrukturerad information som finns tillgänglig som en fil som en sluten enhet i ett IT -system. Det kan vara en skannad fax eller ett digitalt överfört fax , men också en fil från ett ordbehandlingsprogram , ett databasextrakt eller en lista . När det gäller dokument som har digitaliserats från ett analogt format, till exempel papper eller tal, och som är tillgängliga som en dataström eller bild som inte kan utvärderas direkt, talar man om okodad information (NCI). När det gäller dokument som är kodade av teckenuppsättningar och som kan utvärderas direkt av program talar man om kodad information (CI). Tekniker som OCR används för att konvertera NCI -dokument till CI -dokument.

En annan källa för termen "dokument" i samband med dokumenthanteringssystem är termen " dokumentation ", som avser en sammanställning av dokument om ett specifikt ämne. Vissa klassiska dokumenthanteringssystem eftersträvar därför också målet att sammanställa en fristående, uppdaterad dokumentation vid en definierad tidpunkt från olika enskilda komponenter som kan finnas i olika versioner.

Begreppets olika ursprung gör det också förståeligt hur missförstånd kan uppstå bland leverantörer och användare när det gäller de olika betydelserna. Det är därför viktigt att avgöra vilka dokument som ska överföras till en dokumenthanteringslösning och hur de är uppbyggda fysiskt, formellt och innehållsmässigt. Dokumentens användning och juridiska karaktär är också avgörande för administrationen: dynamiska textfiler som behandlas ska skiljas från oföränderliga och långsiktiga dokument.

Ett dokument har därför vanligtvis följande egenskaper:

  • fysiska egenskaper ( papper , fil ),
  • formella egenskaper (struktur, design),
  • Ordning (professionell tillhörighet, sekvens, version, klassificering i en filplan ),
  • Innehåll ( innehållsreferens ),
  • Karaktär (lämplighet för arkivering, lagringsskyldighet , juridisk karaktär, behandlingsalternativ),
  • Tid (skapelsedatum, utgångsdatum, senaste användning),
  • Producent (avsändare, skapare, författare),
  • Användare (mottagare, auktoriserad processor, läsare, sista processor).

I regel kommer alla dessa egenskaper från själva dokumentet, de används i IT -system för administration, åtkomst och tillhandahållande. Skydd och sökfunktioner för dokumenthanteringssystemet är också resultatet av dem. Attribut som "ordning" eller "tecken" som gäller för alla dokument i en klass, t.ex. B. lagringsperioder , tider för förstörelse, vanliga sökord , auktorisationer etc. kan ärvas via dokumentklasser .

I det följande används termen dokument för elektroniska dokument från en mängd olika källor som finns i ett databehandlingssystem som en fil , del av en fil eller ett objekt.

Former av dokument

Dokument kan komma in i ett dokumenthanteringssystem från olika källor:

  • Objekt som skapats av systemen själva, till exempel filer (till exempel utskrifts- eller textfiler) eller dataposter (till exempel tabeller från en databas ),
  • analoga objekt konverterade till ett digitalt format, t.ex. fax ( skannade bilder ) eller videofilmer med ljud, tal, etc., som spelas in med en kamera eller mikrofon.

Ett dokument kan också bestå av ett eller flera enskilda objekt, till exempel:

  • Dokument från ordbehandling , kalkylblad eller grafik,
  • Bilder, till exempel skannade pappersdokument och foton ,
  • Formulär, till exempel Electronic Data Interchange ( EDI ),
  • KALDA dokument (datorutmatning till laserdisk),
  • ASCII- eller XML -textfiler,
  • Video klipp eller
  • Ljud- och röstklipp, till exempel en inspelad intervju.

Elementära dokument, sammansatta dokument och behållardokument kan differentieras efter deras komplexitet .

  • Elementära dokument som består av ett objekt innehåller endast data av en typ, dvs ingen inbäddad grafik, bilder eller samtal till andra objekt.
  • Dokument som består av flera objekt kallas också sammansatta dokument. Sammansatta dokument består av kombinerade filer som kan innehålla text, formatinformation, bilder, tabeller etc. samt hyperlänkar eller referenser till andra komponenter.
  • Enskilda objekt, komplexa objekt, referensinformation, länkar, metadata och interna administrativa data kan också kombineras i behållare för bättre hantering.

Självbeskrivande elektroniska dokument

Som regel kan behållardokument endast brytas ner, tolkas och visas av genereringsprogrammet. Om ett dokument som bara har sparats en gång ska användas i olika sammanhang eller om enskilda komponenter i behållaren ska nås via andra program än genereringsprogrammet, måste behållardokumentet innehålla all nödvändig struktur, identifiering och hanteringsinformation med den. Om dessa villkor är uppfyllda kallas dokumenten för "självbeskrivande".

Förutom innehållet består ett självbeskrivande elektroniskt dokument av attributdata (metadata) som tillåter åtkomst till dokument och deras katalogisering. Idag kartläggs dessa mestadels i XML på grundval av en DTD eller ett schema . I engelsk användning kallas sådana objekt för "fristående dokumentobjekt". På tyska kallas de också "självbeskrivande informationsobjekt". De består av vilken innehållskomponent som helst (enskilt objekt, behållare, lista, etc.) och ett uppströms "huvud" som är anslutet till innehållskomponenten. Själva rubriken kan bestå av olika delar. Det börjar vanligtvis med en neutral beskrivning av de funktioner och attribut som kan förväntas i rubriken.

En rubrik innehåller i allmänhet följande attribut som tillhör dokumentet som metadata:

Koder för den självförklarande funktionen
Detta inkluderar till exempel antalet och ordningen på följande attribut, attributnamn, attributformat, etc., idag mest definierade i XML och refereras externt i en DTD eller ett schema
Tydlig identifiering av objektet
Detta hanteras vanligtvis av en "Unique Identifier", en unik nyckel för att identifiera varje objekt. Både generella standardiseringar och branschspecifika specifikationer finns för unika identifierare . Den unika identifieraren används för att komma åt objektet och identifiera det som ett unikt dokument. Som regel kodas platsens och ursprungsdatumet för objektet med tiden i den unika identifieraren.
Information om typen, antalet och strukturen för de enskilda delarna av innehållskomponenten
Detta inkluderar konstruktionen är innehållskomponent för att förstå att endast en fax , men också från en strukturerad DV - lista kan göras, ett flersidigt dokument eller en sammansatt behållare.
Formatera information
Detta inkluderar beskrivande data om skapandet av innehållskomponenten. Formatinformation utvärderas för att återge informationen ( t.ex. för visning, bearbetning och utskrift).
Användningsinformation
Exempel på användningsinformation är producent, avsedd användargrupp, informationens status eller länk till tillåten bearbetning.
Skyddsinformation
Detta inkluderar kontrollsummor , åtkomstskyddsfunktioner, vid behov en elektronisk signatur och andra attribut.
Referensinformation
Referensinformation inkluderar anslutning till andra objekt som följande sidor, fördefinierade dokumentklasser, ersättning av andra dokument med "logisk radering", anteckningar, versionhantering, bakgrundsfax etc.
Innehållsinformation
Dessa är beskrivande attribut och organisatoriska funktioner som vanligtvis används i administrationsdatabasen för direktåtkomst. De används i rubriken för att kontrollera, återställa och visa funktioner.

Attributen kan också utvärderas om administrationsdatabasen inte är tillgänglig eller informationsobjektet har skickats till en miljö utanför genereringssystemet.

Användningsområden

Dokumenthanteringssystem är komplexa system som består av databasservrar med dokumentdata, filservrar där dokument förvaras i bearbetningstillståndet (kallas "valv" på engelska), arkivsystem på flera nivåer där dokument lagras i sitt slutliga tillstånd, konverteringsservrar som producerar detta slutliga tillstånd i det långsiktiga filformatet och kommunikationsservrar som hanterar transaktionerna till det centrala systemet på nätverksprocessnivå.

För att komma åt det centrala systemet finns det klientprogram baserade på klient-server- teknik eller, nyligen, webbteknik, som körs decentralt på användarnas nätverks-datorer, de senare i deras webbläsare och användarförfrågningar via nätverket vidarebefordrar och tar emot systemsvaren över nätverket och visa dem för användaren.

På grund av denna komplexa teknik är hårdvaruköp, programvarulicenser, men framför allt drift och underhåll av sådana system extremt dyra. Den höga administrativa ansträngningen för användarroller, användarrättigheter, sökordsordböcker (klassificeringssystem) och liknande bör inte underskattas .

Omfattande dokumenthantering inkluderar ofta även andra personalbehovstjänster, till exempel mallhanteringsavdelning, skanningsavdelning, central utskrifts- och utskriftscentral, formella kontrolltjänster, dokumentimport och exporttjänster (elektroniskt kundgränssnitt), systemtelefon i upp till 3 nivåer och liknande

Den främsta fördelen med lättare och mer långsiktig hämtning säkerställs inte bara av det elektroniska systemet, utan genom att skapa och underhålla sökordsordlistor (klassificeringssystem, synonymordbok ), dokumentklasser och motsvarande nyckelord när du arkiverar / sparar dokument.

Detta och arkivering av dokument, som är minst två gånger långsammare på grund av systemets komplexitet jämfört med arkivering av dokument på enkla filservrar i företagsnätverket, orsakar mer ansträngning för alla anställda som lagrar sina dokument med ett dokumenthanteringssystem. Denna större ansträngning kommer in genom mindre ansträngning vid sökning, men det måste beaktas att inte alla dokument som har lagrats i ett företag måste nås igen.

Det faktiska mervärdet av ett dokumenthanteringssystem uppstår framför allt när dokument måste hämtas efter en lång tid på grund av lagkrav och ekonomiska sanktioner kan undvikas genom att hämta dem, vilket kan vara betydande för ett företag. Att hitta gamla dokument kan också undvika kostsamma dubbletter.

Eftersom de flesta företag inte gör allmänna avsättningar för sådana långsiktiga risker är det så kallat avkastning på investeringar för användning av dokumenthanteringssystem svårt att avgöra kommersiellt.

Dessutom finns det också kvalitetsfördelar som är svåra att kvantifiera kommersiellt, vilket är särskilt tydligt i kundrelationer.

Ytterligare affärsutmaningar är de fasta kostnaderna för programvarulicenser, drift och support å ena sidan och de betydande kostnaderna per användare för arbetsplats / processpecifik konfiguration, utbildning och för "intern marknadsföring" av införandet av dokumenthanteringsprogrammet och angiven arbetstid per användare.

Även om kostnaderna stadigt kan öka när antalet användare ökar, minskar risken att viktiga dokument inte kan hittas med ökad systemanvändning i företaget. Å andra sidan är kostnaderna för det minsta antalet användare relativt de lägsta vid första anblicken, men fortfarande betydande på grund av de höga fasta kostnaderna, och dessa avsevärda kostnader jämförs sedan med praktiskt taget ingen nytta.

Ofta når centrala dokumenthanteringssystem fortfarande sina gränser, till exempel med mobila anställda med internationell affärsverksamhet. För detta fungerar "packa din resväska" och " synkronisering " med t.ex. B. projektmässiga kopior av dokument på bärbara datorer som en dokumenthanteringsfunktion krävs. Sådana funktionella utbyggnader i moderna system blir dock mer och mer vanliga.

Även om de flesta dokumenthanteringssystem erbjuder att skapa elektroniskt navigerbara relationer mellan dokument som är lagrade i systemet, saknas hanteringsalternativ för modulärt monterade dokument. B. ett dokument visas som en del av ett annat (se funktioner för hyperlänkar , OLE , inbäddad grafik, etc.). Ofta, när dokument öppnas från ett dokumenthanteringssystem, kan sådana relationer inte längre lösas med motsvarande applikation. Avhjälpningen av arbetsinstruktionen till de anställda för att avstå från sådana moduleringar medför sedan igen några nackdelar som användningen av dokumenthantering faktiskt borde eliminera, nämligen dubblering och dubblering av samma dokument (nmodul) och problem med aktualiteten i sådana flera instanser .

Underhåll och utbildning av ämnesrubrikerna ordböcker (även kända som klassificeringssystem eller tesaurier ) utgör ett problem.Den organisatoriska enhet som ansvarar för upprätthållandet av synonymordboken är ofta överväldigad med ämnesrubrikernas betydelse och därmed med att säkerställa korrekt klassificering och frihet från redundans. Det ger därför ofta för lätt för begäran om nya ansökningsvillkor. Å andra sidan har sökande från affärsprocesserna ofta inte någon överblick över den befintliga strukturen för sökordstrukturen. Resultatet är en babylonisk härva av sökordssystem och uppsägningar, som snabbt ifrågasätter fördelen med enkel hämtning av dokument i ett dokumenthanteringssystem enligt innehållsrelaterade kriterier. Här kan du dokumentera klasser gör med arvsmekanismer åtgärd.

Självlärande system med likhetsvektorer och / eller neurala nätverk , men åtminstone alternativet med fulltextsökning skulle vara lösningen här. Sådana tekniker erbjuds ännu inte i alla dokumenthanteringssystem idag, eller om antalet dokument är för stort kan det inte längre rimligen förväntas att användaren försämrar prestandan för sina sökfrågor, varför sådana alternativ ofta inaktiveras i konfiguration av dokumenthanteringssystemet, även om de i princip är tillgängliga.

Användningen av arbetsflödeshanteringskomponenter måste gå hand i hand med en motsvarande konventionell resurshantering. Den snabba, elektroniska vidarebefordran av arbetsstegen är till ingen nytta om flaskhalsar i arbetskapaciteten i processen upprepade gånger stoppar arbetsflödet. När allt kommer omkring erbjuder den transparens som arbetsflödesloggarna ger möjlighet att hitta sådana flaskhalsar. I Tyskland är det dock förbjudet att rapportera utvärderingar enligt lämpliga regler för anställdas skydd.

Vid högre affärsprocesser får arbetsflöden aldrig programmeras för stelt, annars kan konventionell bearbetning, t.ex. B. har en klar fördel genom förtydliganden genom gemensamma möten och kan inte stödjas av dokumenthanteringssystemet.

Det är ofta svårt att genomdriva användningen av dokumenthanteringssystem för alla användare. Detta gäller såväl användningen av elektroniska arbetsflöden som för den mer komplicerade arkiveringen av dokument. I många företag är arbetsbelastningen per anställd nu så kondenserad genom rationaliseringsåtgärder att extrakostnaderna för administrativ verksamhet knappast verkar hållbara för de anställda.

De implementerade behörighetskoncepten upplevs ofta som för öppna. Du kan öka nyttan genom öppenhet, men också minska den om för mycket öppenhet avskräcker anställda från att lämna in sina dokument till dokumenthanteringssystemet.

En viktig förutsättning är därför att företagsledningen, dvs. H. cheferna på alla nivåer, stöder fullt ut den omfattande användningen av ett dokumenthanteringssystem åtminstone för alla viktiga dokument. Ledningen måste vara medveten om de ekonomiska effekterna som beskrivs ovan och ta ansvar för dem och konsekvent representera dem. Det räcker inte med att IT -avdelningen går vidare med användningen av systemet.

Dokumenthantering skiljer sig åt beroende på typ av dokument och applikationsområden, som i sin tur kan överlappa varandra:

Officiella dokument

Kommersiella dokument

De flesta handlingar i företag är av kommersiell karaktär. För kommersiella brev , kvitton , skatterelevanta data och annan avtals- och affärsinformation finns det riktlinjer för lagring (i Tyskland t.ex. skattekod , GoBD och andra). Affärspost kan förstöras efter skanning om informationen är fullständigt, indexerad och oförändrad och överförd till ett granskningssäkert elektroniskt arkiv . Dokument som ursprungligen skapades elektroniskt måste också hanteras i elektronisk form med dokumenthanteringssystem. Dokumenthanteringen av kommersiella dokument är ofta kopplad till ERP -system, eftersom kunder och transaktionsdata på dokumenten hanteras i dessa. Även e -postmeddelanden kan utgöra kommersiella dokument och ska hanteras elektroniskt i det faktiska sambandet med dokumenthanteringslösningar.

Tekniska ritningar

Tekniska ritningar förvaras i konstruktionskontor, maskintekniska företag och liknande företag . Det kan vara tiotals eller till och med hundratusentals ofta storformatritningar som vanligtvis lagras platta i stora lådor. Referenserna här kallas ritnummer, men behöver inte nödvändigtvis vara siffror. I detta fall tillåter den tekniska dokumenthanteringen en sökning efter ritningstypen, särskilt klienten, och tillhandahåller ritningsnumret. Dessutom ges ytterligare produktionsinformation, till exempel lämpliga maskiner. Ritningarna sparas vanligtvis beroende på format.

Bibliotek

Biblioteken erbjuder katalogsystem med vilka man kan söka i innehavet. Här innehåller dock dokumenthantering inte själva dokumenten (media), utan endast referenser till deras innehåll och plats; numera används OPAC ofta för detta ändamål .

Myndighetsfiler

Många dokument finns hos myndigheterna. De kallas filer där . Filer sparas vanligtvis i registret och begärs av kontoristen. Begäran görs vanligtvis via filnumret och utdata hanteras ofta via registerprogramvara. Det finns detaljerade bestämmelser om typen av filnummer, men dessa varierar från myndighet till myndighet. Grunden för filnumret är respektive filplan för administrationen, baserat på de enhetliga filplanerna för respektive länder. Utan ett filnummer kan en fil vanligtvis inte längre hittas. DOMEA -konceptet utvecklades för administration av elektroniska filer hos myndigheter . Detta är dock mindre lämpligt för användning i mindre förvaltningar och administrativa föreningar på lokal nivå.

Privat hushåll

För privata hushåll kan ett dokumenthanteringssystem användas som ett elektroniskt arkiv för personliga dokument. Om varje skanning är försedd med metadata (t.ex. med importdatum och nyckelord) och sparas, till exempel som en skrivskyddad PDF-fil, är det ibland onödigt att lagra pappersdokument. Vissa fakturor tas ändå bara emot elektroniskt, och vissa dokument, till exempel bruksanvisning, finns tillgängliga på Internet.

En vanlig säkerhetskopia är också av avgörande betydelse för privata hushåll. Dessutom behöver anhöriga veta hur man får tillgång till handlingarna i en nödsituation. Vissa dokument krävs fortfarande i originalet, särskilt utbildnings- och yrkesdokument (utbildningsbevis, diplom, anställningsintyg, anställningsavtal, lönesedlar och socialförsäkringsdokument), officiella dokument (födelsebevis, familjeregister, pass, dopbevis, äktenskapsintyg, dödsintyg för familjemedlemmar) och andra viktiga dokument (såsom medicinska rapporter, försäkringsintyg) samt testamente, vårdproxy, vård och levande testamente, om tillämpligt. I praktiken är det dock bara ett fåtal privata hushåll som använder elektroniska dokumenthanteringssystem för viktiga dokument.

diverse

Många organisationer, företag och institutioner behåller dokument, t.ex. B. Sjukhus, företag, föreningar, egenföretagare, forskningsinstitutioner, etc. De grundläggande problemen med hämtning är desamma överallt. Ändå är alla fall olika. Så antalet dokument är viktigt. Det gör skillnad om bara tiotusen eller flera miljoner dokument måste hanteras. Sekretessen för dokumenten varierar mycket; vissa är hemliga, andra är offentliga. Frågan om vem som letar efter dokument är också viktig. Om detta är allmänheten måste representationsformerna vara begripliga i sig. Om endast utbildad personal har tillgång är detta inte nödvändigt och, i fråga om konfidentiella dokument, inte heller önskvärt. Det är också viktigt om dokumenten ändras eller inte, om de ska lagras på ett granskningssäkert sätt eller inte, om de växer betydligt eller inte, om de ska nås ofta eller bara mycket sällan, eller hur stor datamängd är i allmänhet. Beroende på situationen måste dokumenthanteringssystem utformas annorlunda.

Dessutom är det möjligt att använda dokumenthanteringssystem för att tekniskt stödja områden som kvalitetshantering , prestationshantering och resurshantering och därmed göra dem mer effektiva.

Affärshänsyn vid dokumenthantering

Följande argument talar till nytta och ekonomisk effektivitet med att använda elektroniska dokumenthanteringssystem:

  • Garanti för lätt återtagbarhet av dokument ( sökmotor , keywording , tilldelning av unika dokument identifierare )
  • Garanti för dokumentens långsiktighet (genom automatisk omvandling med all sannolikhet till "tidlösa" filformat som TIFF eller PDF / A )
  • Garanti för lagliga arkiveringsperioder (ibland upp till 30 år)
  • Hantering av bearbetningsstatus (versioner)
  • Stöd för dokumentskapande (mallhantering, arbetsflöde för dokumenttilldelning , läs-skriv-synkronisering när du skapar dokument i ett team, kontroll, godkännande, distribution och arkivering av arbetsflöde)
  • Automatisering av affärsprocesser med dokument
  • Garanti för en åtkomsttillstånd koncept (informationssäkerhet och dataskydd )
  • Loggning av alla manipulationer till dokumenten och vidarebefordran av dokumenten (revisionsspår)
  • Undvik lagringskostnader som uppstår vid flera arkiveringar av dokument (på e-postservrarna, på projekt-, avdelnings- och användardrivrutiner)
  • Undvika oklarheter om giltigheten av dokumentstatuser och konflikter genom parallella förändringar
  • Undvik dubbelarbete och dubbletter

Vidareutveckling av dokumenthantering

ECM ( Enterprise Content Management ) skapades i slutet av 1990 -talet genom sammanslagning av konventionella dokumenthanteringstekniker (i bredare mening) med internetteknik , webbinnehållshantering och portaler . Idag betraktas dokumenthantering ofta bara som en integrerad komponent i omfattande system med arbetsflöde , samarbete , registerhantering, elektronisk arkivering , inputhantering och outputhantering . Sammantaget har termen dokumentteknologi eller (engelska) Document Related Technologies (DRT) naturaliserats sedan cirka år 2000 . Information Lifecycle Management (ILM) överlappar alltmer med de traditionella funktionerna för dokumenthantering.

Dokumenthanteringssystem

Gratis mjukvara

Under en tid finns det också gratis programvara för DMS (under royaltyfri öppen källkod - licenser ). Företag kan installera och använda gratis DMS -programvara själva. Det finns dock också systemhus som har specialiserat sig på gratis DMS -program och tillhandahåller betaltjänster på grundval av denna programvara.

Fördelarna med ett gratis system är å ena sidan möjligheten att anpassa programmet till dina behov eller korrigera fel, och å andra sidan kan investeringsvolymen minskas avsevärt. Den resulterande friheten inom budgeten kan användas mer intensivt för de mest nödvändiga justeringarna. Dessutom är ett licensfritt system neutralt i förhållande till längden på det valda implementeringsschemat, eftersom inga kostnader uppstår över tiden. Som en konsekvens av investeringen är systemets godtyckliga och i princip fria skalbarhet en fördel (bortsett från indirekta kostnader som tillhandahållande av infrastruktur, som dock måste beaktas för alla sådana installationer) .

Ur teknisk synvinkel är fria DMS -system ganska konkurrenskraftiga, men ansvarsfrågor samt ämnen för vidareutveckling, underhåll och service är viktiga vid valet. På grund av den allmänna tillgängligheten för källkoden erbjuder gratis DMS-system i allmänhet största möjliga oberoende från tillverkaren och därmed, åtminstone i teorin, större framtida säkerhet, som enbart är beroende av leverantörens och användarens långsiktiga fördelar. En aspekt som är viktig för framtida säkerhet är tillgången på kunskap om systemen. Ett stort samhälle säkerställer önskat oberoende och tillgång till kunskap om respektive DMS. Sådan framtida säkerhet är särskilt viktig i offentliga förvaltningar. Det är viktigt att kunna komma åt arkiverade dokument även efter decennier. Detta underlättas av användning av gratis programvara och öppna dokumentformat.

Programmen tillhör den fria programvaran

Egen programvara

Programmen tillhör den egna programvaran

Se även

ämnen

Organisationer

Certifiering

litteratur

  • Marcel Bisges: Upphovsrättsliga aspekter av elektronisk dokumenthantering . Nomos, 2009, ISBN 978-3-8329-4627-2 .
  • Klaus Götzer, Udo Schneiderath, Berthold Maier, Torsten Komke: Document Management . Dpunkt Verlag, 2004, ISBN 3-89864-258-5 .
  • Jürgen Gulbins, Markus Seyfried, Hans Strack-Zimmermann: Document Management . Springer, Berlin 2002, ISBN 3-540-43577-8 .
  • Knut Hinkelmann, Barbara Thönssen: Dokumenthantering och arkivering. Processstöd för företag och offentliga förvaltningar. 1: a upplagan BPX Edition, mars 2007, ISBN 978-3-905413-70-0 .
  • Martin Böhn, Maximilian Gantner, Michael Schiklnag: Enterprise Content Management : system för dokumenthantering och arkivering i jämförelse. Oxygon Verlag, 2009, ISBN 978-3-937818-35-1 .
  • Renate Karl: Dokumenthantering och arkiv. dsk study ECM / BPM Edition. Del 1, dsk Beratungs-GmbH, Pfaffenhofen 2006.
  • Wolfgang Limper: Dokumenthantering. DTV-Beck, 2001, ISBN 3-423-50236-3 .
  • Bernhard Zöller et al.: Dokumenthantering - Från arkiv till Enterprise Content Management. Uppförandekod. Publikationsserie av VOI e. V., första upplagan, juni 2005, ISBN 3-932898-11-7 .
  • EN 82045-1 / 2 dokumenthantering; Del 1 Principer och metoder, Del 2 Metadata och informationsreferensmodeller

webb-länkar

Commons : Dokumenthantering  - samling av bilder, videor och ljudfiler

Individuella bevis

  1. a b Ulrich Kampffmeyer: Grunderna i dokumenthantering . Gabler, 1997, ISBN 3-409-87940-4 , sid. 18 .
  2. Ulrich Kampffmeyer: Grunderna i dokumenthantering . Gabler, 1997, ISBN 3-409-87940-4 , sid. 36 .
  3. ^ Ulrich Kampffmeyer: Dokumenthantering - grunder och framtid . Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 , s. 37 ( begränsad förhandsvisning i Google boksökning).
  4. Bedömning enligt Ulrich Kampffmeyer: Document Management - Basics & Future . Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 , s. 157 ( begränsad förhandsvisning i Google boksökning).
  5. ^ Ulrich Kampffmeyer: Enterprise Content Management . Project Consult, 2006, ISBN 3-9806756-0-2 , s. 13: e ff . ( begränsad förhandsvisning i Google boksökning).
  6. ^ Ulrich Kampffmeyer: Dokumenthantering - grunder och framtid . Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 , s. 38 ( begränsad förhandsvisning i Google boksökning).
  7. Ulrich Kampffmeyer: Document Technologies - Vart tar resan vägen . Project Consult, 2003, ISBN 978-3-9806756-4-2 , sid. 88 f . ( begränsad förhandsvisning i Google boksökning).
  8. Avsnittet "Dokument" blev Ulrich Kampffmeyer: Grunderna i dokumenthantering . Gabler, 1997, ISBN 3-409-87940-4 . lånad
  9. ^ A b Ulrich Kampffmeyer: Dokumenthantering - grunder och framtid . Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 , s. 27 ( begränsad förhandsvisning i Google boksökning).
  10. Definition enligt Ulrich Kampffmeyer: Document Management - Basics & Future . Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 , s. 27 ( begränsad förhandsvisning i Google boksökning).
  11. a b Ulrich Kampffmeyer: Grunderna i dokumenthantering . Gabler, 1997, ISBN 3-409-87940-4 .
  12. ^ Följande avsnitt och sammanställningar från Ulrich Kampffmeyer: Document Management - Basics & Future . Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 , s. 29 ( begränsad förhandsvisning i Google boksökning).
  13. ^ Ulrich Kampffmeyer: Dokumenthantering - grunder och framtid . Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 , s. 30 ( begränsad förhandsvisning i Google boksökning).
  14. För följande information om fristående objekt, se Ulrich Kampffmeyer: Document Management - Basics & Future . Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 , s. 30: e f . ( begränsad förhandsvisning i Google boksökning - se även definitionen av AIP Archive Information Object of ISO 14721: 2012 OAIS Open Archive Information System härledd från detta).
  15. För följande information om fristående objekt, se Ulrich Kampffmeyer: Document Management - Basics & Future . Project Consult, 1999, ISBN 3-9806756-0-2 , s. 30: e f . ( begränsad förhandsvisning i Google boksökning).
  16. Följande avsnitt enligt Ulrich Kampffmeyer, dokumenthantering , PROJECT CONSULT 2005, qumram-demo.ch  ( sidan är inte längre tillgänglig , sök i webbarkiv ) (PDF) s. 10 ff.@1@ 2Mall: Dead Link / www.pc.qumram-demo.ch
  17. Följande avsnitt enligt Ulrich Kampffmeyer, dokumenthantering , PROJEKTKONSULT 2005, s. 8 ff.
  18. Följande avsnitt enligt Ulrich Kampffmeyer, dokumenthantering , PROJEKTKONSULT 2005, s. 10
  19. Ulrich Kampffmeyer: Document Technologies - Vart tar resan vägen . Project Consult, 2003, ISBN 978-3-9806756-4-2 , sid. 215 ff . ( begränsad förhandsvisning i Google boksökning).

Opiniones de nuestros usuarios

Fanny Hassan

Tack. Artikeln om Dokumenthantering hjälpte mig.

Sarah Nordlund

Det var ett tag sedan jag såg en artikel om _variabel skriven på ett så didaktiskt sätt. Jag gillar det.

Simon Strömberg

Mycket intressant detta inlägg om Dokumenthantering.

Torsten Lindholm

Jag tycker att det här inlägget om Dokumenthantering är formulerat mycket intressant, det påminner mig om mina skolår. Vilka vackra tider, tack för att du tog mig tillbaka till dem.