Det papperslösa kontoret

I dagens värld har Det papperslösa kontoret blivit ett ämne av stor relevans och intresse för ett brett spektrum av människor. Oavsett om det är för dess inverkan på samhället, dess historiska relevans eller dess konsekvenser för framtiden, har Det papperslösa kontoret fångat uppmärksamheten hos individer i alla åldrar och bakgrunder. Eftersom intresset för detta ämne fortsätter att växa, är det avgörande att ytterligare förstå dess betydelse och konsekvenser, eftersom detta kan ha en betydande inverkan på olika aspekter av det dagliga livet. I den här artikeln kommer vi att utforska de olika aspekterna av Det papperslösa kontoret och dess inflytande inom olika områden, från kultur till ekonomi, i syfte att ge en heltäckande och informerad vision av detta ämne som är så relevant idag.

Papperslöst skrivbord med en Ipad, Imac och en Macbook.

Det papperslösa kontoret, som introducerades redan på 1970-talet, är en arbetsplats där få eller inga pappersdokument används. I stället digitaliseras informationen. Förespråkare hävdar att "att bli papperslös" kan spara pengar, öka produktiviteten, spara utrymme, göra dokumentation och informationsdelning enklare, hålla personlig information säkrare och hjälpa miljön . Konceptet kan utvidgas till kommunikation även utanför kontoret.

En förutsättning för att genomföra det papperslösa kontoret är att medel, metoder och processer anpassas till verksamheten. PDF har tagit över alltmer som informationsbärare i kombination med multipla HD-displayer(en) som tillåter granskning och redigering av flera samtidiga A4-dokument. Dokumentpärmar har ersatts av bärbara datorer med trådlös nätverksåtkomst. Hyllor med pärmar har ersatts av virtuella kataloger i en molntjänst. Bibliotekariens funktion har övertagits av CM-rollen (Configuration Manager).

Definition och historik

IBM 2260

Den papperslösa världen var en publicists slogan, avsedd att beskriva framtidens kontor. Det underlättades av populariseringen av videoskärmsdatorterminaler som 1964 års IBM 2260. En tidig förutsägelse av det papperslösa kontoret gjordes i en Business Week-artikel från 1975. Tanken var att kontorsautomation skulle göra papper överflödigt för rutinmässiga uppgifter som journalföring och bokföring och det blev framträdande i och med introduktionen av persondatorn. Även om förutsägelsen om en PC på varje skrivbord var anmärkningsvärt profetisk, var det inte det "papperslösa kontoret".

År 1983 försökte Micronet, Inc. att varumärkesmärka frasen "The Paperless Office", men övergav denna ansökan 1984.

Under 2019 föreslog en analytiker i Nya Zeeland att ett lämpligare mål för ett kontor kan vara att bli "papperslätt" snarare än "papperslöst".

År 2022 marknadsförde Foxits VD företagets vision om att det "papperslösa kontoret" skulle ha såväl ekonomiska som hållbarhetsfördelar.

Enligt en uppskattning mer än fördubblades den globala användningen av kontorspapper från 1980 till 2000. Detta tillskrevs den ökade enkla dokumentproduktionen och den utbredda användningen av elektronisk kommunikation, vilket resulterade i att användarna fick ett stort antal tryckta dokument.

År 2014 hävdade en analytiker i USA att "vi faktiskt accelererar i vår användning av papper med den årliga tillväxttakten för mängden papper som produceras av det genomsnittliga företaget ligger på 25 procent. Varje dag görs uppskattningsvis 1 miljard fotokopior."

År 2024 uppskattade amerikanska EPA att "den genomsnittliga amerikanen använder mer än 300 kg papper varje år - den högsta pappersanvändningssiffran per capita i världen. Under de senaste 20 åren nådde användningen av pappersprodukter i USA 208 miljoner ton (upp från 92 miljoner), vilket är en tillväxt på 126 procent."

Vissa hävdar att papper alltid kommer att ha en plats eftersom det ger andra användningsområden än skärmar, till exempel genom att det är mer tillförlitligt tillgängligt.

Miljöpåverkan av papper

I USA, under perioden 2005–2020, minskade Scope 1 och 2 växthusgasutsläpp från varje ton produktion av "papper och träprodukter" med 24,1 procent. Betydande ytterligare förbättringar av kolintensiteten i pappers- och träproduktindustrin förväntas fram till 2030.

År 2024 hävdade US EPA att "Det finns miljö- och folkhälsoeffekter av pappersanvändning. Massa- och pappersindustrin är den femte största konsumenten av energi och står för 4 procent av världens hela energianvändning. Andelen av papperet i kommunalt fast avfall i vikt är 35 procent."

År 2003 noterade Internationella institutet för miljö och utveckling att "Det finns två radikalt motsatta åsikter om konsumtion. I allmänhet hävdar företag att pappersanvändning kan göras miljöeffektivt och att det inte bör sättas några gränser för dess konsumtion. Miljö- och sociala grupper, å andra sidan, hävdar att sådan ekoeffektivitet kan vara till hjälp för att svara på de begränsade naturliga resursernas efterfrågan, men detta kommer inte att vara tillräckligt med de moraliska resursernas krav."

Elektroniks miljöpåverkan

En papperslös arbetsmiljö kräver en infrastruktur av elektroniska komponenter för att möjliggöra produktion, överföring och lagring av information. Industrin som producerar dessa komponenter är en av de minst hållbara och mest miljöskadliga sektorerna i världen. Processen att tillverka elektronisk hårdvara innefattar utvinning av ädelmetaller och produktion av plast i industriell skala. Överföring och lagring av digital data underlättas av datacenter, som förbrukar betydande mängder av elförsörjningen i ett värdland.

Eliminering papper genom automatisering och elektronisk blankettautomatisering

Behovet av papper elimineras genom att använda onlinesystem, som att ersätta registerkort och kortsnurror med databaser, maskinskrivna brev och fax med e-post och referensböcker med internet. E -Sign Act från 2000 i USA föreskrev att ett dokument inte kan avvisas på grundval av en elektronisk signatur och krävde att alla företag skulle acceptera digitala signaturer på dokument. Många dokumenthanteringssystem har möjligheten att läsa dokument via optisk teckenigenkänning och använda dessa data inom dokumenthanteringssystemets ram. Även om denna teknik är väsentlig för att uppnå ett papperslöst kontor tar den emellertid inte upp de processer som genererar papper i första hand.

Säkra och spåra dokument

I takt med att medvetenheten om identitetsstöld och dataintrång blev mer utbredd antogs nya lagar och förordningar som kräver att företag som hanterar eller lagrar personligt identifierbar information tar hand om dessa dokument på rätt sätt. Vissa har hävdat att papperslösa kontorssystem är lättare att säkra än traditionella arkivskåp, eftersom individuell åtkomst till varje dokument kan spåras.

Arkivlagring

Inom biblioteks- och arkivvetenskap är digitalt bevarande en formell process för att säkerställa att digital information av fortsatt värde förblir tillgänglig och användbar på lång sikt. Det omfattarar planering, resursallokering och tillämpning av bevarandemetoder och -tekniker och kombinerar policyer, strategier och åtgärder för att säkerställa tillgång till omformaterat och "född digitalt" innehåll, oavsett utmaningarna med mediamisslyckande och tekniska förändringar. Målet med digitalt bevarande är korrekt återgivning av autentiserat innehåll över tid.

Se även

Referenser

Den här artikeln är helt eller delvis baserad på material från engelskspråkiga Wikipedia, Paperless office, 6 februari 2025.

Noter

  1. ^ ”The Office of the Future”, Business Week (2387), 30 juni 1975, https://www.bloomberg.com/bw/stories/1975-06-30/the-office-of-the-futurebusinessweek-business-news-stock-market-and-financial-advice 
  2. ^ The Paperless Office Trademark Registration, United States Patent and Trademark Office, https://tsdr.uspto.gov/#caseNumber=73420203&caseType=SERIAL_NO&searchType=statusSearch, läst 16 oktober 2024 
  3. ^ ”Should Your Office Go Paperless or Just Paper-Light?”. Should Your Office Go Paperless or Just Paper-Light?. The Information Management Group (New Zealand). 31 juli 2019. https://timg.co.nz/paperless-paper-light-office/. 
  4. ^ Xiong, Eugene. ”The Sustainable Impact Of A Paperless Office”. The Sustainable Impact Of A Paperless Office. Forbes Technology Council. https://www.forbes.com/councils/forbestechcouncil/2021/05/11/the-sustainable-impact-of-a-paperless-office/. 
  5. ^ ”Technological comebacks: Not dead, just resting”, The Economist, 2008-10-09, http://www.economist.com/opinion/displaystory.cfm?story_id=12381449 
  6. ^ Knight, P. ”A Changing Future for Paper”. A Changing Future for Paper. International Institute for Environment and Development. https://www.iied.org/x137iied. 
  7. ^ Glance, David (9 februari 2014). ”Still not paperless after all these years”. Still not paperless after all these years. The Conversation. https://theconversation.com/still-not-paperless-after-all-these-years-22986. 
  8. ^ ”Identifying Greener Paper”. Identifying Greener Paper. EPA (United States of America). 14 november 2014. https://www.epa.gov/greenerproducts/identifying-greener-paper. 
  9. ^ Sellen, A. J., & Harper, R. H. R. (2003). The myth of the paperless office. Cambridge, Massachusetts: MIT Press
  10. ^ ”A cut too far: The people who can't give up paper”. A cut too far: The people who can't give up paper. BBC. https://www.bbc.com/future/article/20230922-why-we-may-never-give-up-paper-entirely. 
  11. ^ ”2020 Sustainability Goal Achievements”. 2020 Sustainability Goal Achievements. American Forest & Paper Association. https://www.afandpa.org/sites/default/files/2022-02/BPBP2020SustainabilityGoalsAchievementsSumary-2-2-22.pdf. 
  12. ^ ”2030 Sustainability Goals”. 2030 Sustainability Goals. American Forest & Paper Association. https://www.afandpa.org/sites/default/files/2023-09/AFPA_BPBP2030_brochure_print_final_July2023.pdf. 
  13. ^ ”The digital economy's environmental footprint is threatening the planet”. The digital economy's environmental footprint is threatening the planet. The Conversation. 2019-12-08. https://theconversation.com/the-digital-economys-environmental-footprint-is-threatening-the-planet-126636. 
  14. ^ ”Digital Technologies Are Part of the Climate Change Problem”. Digital Technologies Are Part of the Climate Change Problem. ICTworks. 2020-02-20. https://www.ictworks.org/digital-technologies-climate-change-problem/. 
  15. ^ ”Smartphones Are Killing The Planet Faster Than Anyone Expected”. Smartphones Are Killing The Planet Faster Than Anyone Expected. Fast Company. 2018-03-27. https://www.fastcompany.com/90165365/smartphones-are-wrecking-the-planet-faster-than-anyone-expected. 
  16. ^ ”Why Ireland's data centre boom is complicating climate efforts”. Why Ireland's data centre boom is complicating climate efforts. Irish Times. 2020-01-06. https://www.irishtimes.com/business/technology/why-ireland-s-data-centre-boom-is-complicating-climate-efforts-1.4131768. 
  17. ^ Walker, Richard (2009-08-07), ”Achieving The Paperless Office”, Efficient Technology Inc, http://www.quikforms.com/WHITEPAPERAchievingThePaperlessOffice.pdf, läst 4 september 2009  Arkiverad 15 juli 2011 hämtat från the Wayback Machine.
  18. ^ Hashmi, Ruheena. ”E-Office: An Eco-friendly Advent of Cloud Computing Technology”. E-Office: An Eco-friendly Advent of Cloud Computing Technology. https://www.academia.edu/11678601. 
  19. ^ Digital Preservation Coalition (2008). ”Introduction: Definitions and Concepts”. Digital Preservation Handbook. York, UK. http://www.dpconline.org/advice/preservationhandbook/introduction/definitions-and-concepts. ”Digital preservation refers to the series of managed activities necessary to ensure continued access to digital information for as long as necessary.”  Arkiverad 1 april 2012 hämtat från the Wayback Machine.
  20. ^ Day, Michael. "The long-term preservation of Web content". Web archiving (Berlin: Springer, 2006), pp. 177-199. ISBN 3-540-23338-5.
  21. ^ Evans, Mark; Carter, Laura. (December 2008). The Challenges of Digital Preservation. Presentation at the Library of Parliament, Ottawa.

Vidare läsning

Externa länkar

Auktoritetsdata